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Vehículos
La flota registra cada vehículo con sus documentos, quién lo tiene, cuándo le toca servicio, cuánto recorre y cuánto cuesta.
Dónde está: Registros → Flota → Vehículos. Quién lo ve: con leer el vehículo asignado a ti…, el tuyo; con leer todos los vehículos de tus territorios, los de tus territorios. Dar de alta, entregar y administrar documentos y planes requiere administrar vehículos, sus documentos, asignaciones y planes de mantenimiento. Plan: módulo Flotilla.
La lista
Cada vehículo a tu alcance, los documentos que lleva y quién lo tiene: Placa, Número económico, marca, modelo, año, tipo, combustible, Asignado a (Nadie), Odómetro, Documentos y estado (En servicio, Fuera de servicio, Dado de baja).
Busca por placa, número económico, NIV, marca o conductor; filtra por estado, tipo, asignación y territorio. Exportar CSV.
Dar de alta un vehículo
| Campo | Qué es | Reglas |
|---|---|---|
| Placa | Tal como está impresa (ABC-123-D). | Obligatoria. |
| Número económico | El número interno (U-014). | Opcional. |
| NIV | De la tarjeta de circulación. | 17 caracteres, sin I, O ni Q. |
| Marca, modelo y año | Nissan NP300 2024. | Año entre 1980 y el próximo. |
| Tipo y Color | Sedán, Hatchback, SUV, Pickup, Camioneta, Motocicleta o Camión. | |
| Combustible y Tanque | Magna, Premium, Diésel, Gas LP, Gas natural, Eléctrico o Híbrido; y litros del tanque (sirve para señalar una carga mayor que el tanque). | Tanque de 1 a 2,000 L. |
| Propiedad | Propio (comprado; la factura va con sus documentos), Arrendamiento (archiva el contrato) o Renta (de corto plazo, se devuelve). | |
| Territorio | Quién puede verlo: los despachadores ven los vehículos de sus territorios. | |
| Odómetro inicial | La primera lectura de su historial; cada lectura posterior debe ser mayor. | Entero, en km. |
| Adquirido el y Costo de adquisición | Para los reportes de costos. |
Dar de alta vehículo. Con qué empieza: el odómetro inicial como primera lectura; no está en regla hasta que se archiven la tarjeta de circulación y la póliza de seguro; nadie lo tiene asignado hasta que se entregue.
La ficha del vehículo
Dos pestañas: Documentos y servicio y Uso y trabajo.
Vehículo
Identificación, Características, Operación, Propiedad, Próximo servicio y notas. Cada campo se edita en su lugar.
Responsable
Quién tiene el vehículo (Desde el 3 oct, en 45,210 km) y los Responsables anteriores.
- Entregar: elige a la persona, el Odómetro de salida (vacío parte de la última lectura) y notas (estado, nivel de combustible, lo que se entrega con él). Su licencia de conducir debe estar archivada y vigente (configurable; una vencida siempre impide la entrega).
- Recibir: el Odómetro de regreso cierra la entrega y se suma al historial; notas del estado al regresar.
- Un vehículo fuera de servicio o dado de baja no puede asignarse.
Documentos
3 de 4 obligatorios. Cada tipo de documento (tarjeta de circulación, póliza, verificación…) muestra: Vigente hasta el…, Vence el…, Vencido — archiva uno vigente, Obligatorio — sin archivar o No vence.
Archivar un documento:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Documento | El tipo. |
| Archivo | PDF, JPEG, PNG o WebP, hasta 10 MB. |
| Referencia y emisor | Número de póliza o folio, y la aseguradora o autoridad. |
| Emitido el / Vence el | El vencimiento es obligatorio si el tipo vence. |
Un documento archivado queda verificado al archivarse: quien lo archiva es quien lo revisó. El anterior se conserva; cuenta el que cubre hasta más adelante. Quitar borra un archivo; si era el vigente de un tipo obligatorio, el vehículo deja de estar en regla. Se avisa cuando un documento está por vencer (30 días por omisión, configurable).
Programa de servicio
Los planes de servicio: qué toca y cada cuánto, por distancia, por tiempo o lo que ocurra primero (Cada 10,000 km o 6 meses). Cada plan muestra Toca en …, faltan 1,200 km o 300 km de más, y Agendar.
Agregar plan:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Qué | El tipo: Cambio de aceite, Rotación de llantas, Cambio de llantas, Frenos, Batería, Servicio general, Reparación, Hojalatería y pintura, Verificación vehicular, Inspección u Otro; y un nombre (Aceite y filtro). |
| Cada | Una distancia (al menos 100 km), un tiempo (días, semanas, meses o años) o ambos. |
| Última vez y Odómetro la última vez | Si se hizo antes de dar de alta el vehículo. |
| Activo | Un plan en pausa no vence. |
El expediente avisa cuando un servicio está próximo (por fecha o por km, configurable) o vencido, y completar una orden de trabajo del plan lo adelanta al siguiente servicio.
Odómetro
Las Lecturas con su fecha y km al día. Las cargas, los servicios y las entregas registran la suya; Registrar lectura es para los días en que nada más lo hizo (vacío usa la hora actual).
Kilometraje: odómetro contra GPS
Compara, para un periodo, los km Por odómetro con los km Por GPS de los teléfonos de quienes tuvieron el vehículo, y da un veredicto:
| Veredicto | Qué significa |
|---|---|
| Coinciden | La diferencia es la normal. |
| El odómetro va adelante | Se manejó con el teléfono apagado, lo manejó alguien sin asignación o una lectura se capturó mal. |
| El GPS va adelante | Faltó una lectura o se capturó baja, o quien lo tenía viajó en otro vehículo. |
Muestra Quién lo tuvo y los saltos de GPS descartados.
Combustible y Órdenes de trabajo
Las cargas más recientes y las órdenes de trabajo del vehículo, con Ver todas. Ve Cargas de combustible y Órdenes de trabajo.
Ciclo de vida
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Sacar de servicio | Sigue en la flota pero no puede asignarse hasta que regrese; por ejemplo, mientras está en el taller. |
| Regresar a servicio | Vuelve a circular: puede asignarse y registrar cargas. |
| Dar de baja | Sale de la flota para siempre. Antes deben devolverse las llaves; su historial, documentos y costos se conservan. |