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Expediente del empleado
El expediente es el registro laboral mexicano de cada persona: sus datos oficiales, los documentos que los respaldan, su contrato, sus incapacidades, sus actas y sus vacaciones. Es Confidencial: solo las personas con acceso de RR. HH. y el propio empleado pueden verlo.
Dónde está: Personal → Personas → Directorio, abre a la persona. Desde la consola, Expediente en RR. HH. en su ficha. Quién lo ve: leer los datos sensibles requiere leer expedientes: identificadores oficiales, documentos, salud y datos bancarios; cambiarlos y verificar documentos, mantener expedientes y verificar o rechazar sus documentos. Plan: complemento Recursos humanos.
El expediente tiene dos grupos de pestañas:
- Empleo: Ingreso y salida, Contratos, Incapacidades IMSS, Actas administrativas, Vacaciones y Cronología de trabajo.
- Expediente personal: Identidad y datos fiscales, Domicilio y marcación, Nómina, Escolaridad y licencias, Salud y emergencias, Familia y beneficiarios, y Empleo.
Arriba se muestra cuántos documentos hay (12 de 20 documentos registrados), cuántos vencen pronto y Requieren atención: las secciones con un documento rechazado o vencido se marcan en el índice. Cuenta en la consola abre su ficha en la consola.
Expediente personal
Cada campo se edita en su lugar. Los identificadores se validan con su dígito verificador.
Identidad y datos fiscales
CFDI 4.0, IMSS y créditos de nómina.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Nombre(s), Primer apellido, Segundo apellido | Como los escribe la CURP; el IMSS los pide por separado. El segundo, vacío si solo tiene uno. |
| CURP | 18 caracteres, como la constancia de RENAPO. Se valida su dígito verificador. |
| Clave de elector INE | 18 caracteres de la credencial para votar. |
| RFC | 13 caracteres con homoclave. |
| Régimen fiscal SAT | 605 · Sueldos y salarios. |
| Código postal fiscal | El que el SAT tiene registrado; CFDI 4.0 rechaza cualquier otro. |
| Número de IMSS (NSS) | 11 dígitos; se valida su dígito verificador. |
| AFORE | La administradora de su ahorro para el retiro. |
| Crédito INFONAVIT | Si tiene; con Número, Descuento (Porcentaje, Cuota fija (MXN) o Factor VSM / UMA) y Monto. La nómina lo descuenta. |
| Crédito FONACOT | Si tiene; con Número y FONACOT por nómina (MXN). |
Documentos: Credencial INE (frente y reverso), Constancia de CURP, Acta de nacimiento, Foto para gafete, Alta en el RFC, Constancia de situación fiscal, Comprobante de NSS del IMSS, Aviso de retención INFONAVIT, Aviso de retención FONACOT y Estado de cuenta AFORE.
Domicilio y marcación
Domicilios: Calle, Número exterior e interior, Colonia, Municipio o alcaldía, Estado, Código postal, Entre calles y Domicilio actual. Documento: Comprobante de domicilio (vale 90 días por omisión).
Teletrabajo NOM-037: para que alguien pueda marcar desde casa necesita la Lista de verificación NOM-037 (la verificación de condiciones de teletrabajo, firmada) y la Ubicación del domicilio con su radio: Una marcación desde casa solo cuenta dentro de este radio (100 m por omisión). Hasta tenerlas: Primero necesita la lista NOM-037 y una ubicación.
Nómina
Dónde se deposita el salario. Cuentas con Banco, CLABE (18 dígitos; se valida su dígito verificador), Número de cuenta y Recibe la nómina. Documento: Carátula del estado de cuenta. Sueldo y préstamos abre su compensación.
Escolaridad y licencias
Escolaridad (Primaria a Posgrado), Institución, Cédula profesional SEP, Licencia de manejo con Tipo (A · Automovilista, B · Chofer de carga, C · Chofer de transporte, Federal), expedida en y Vencimiento (avisa 60, 30 y 15 días antes).
Certificaciones STPS (constancias DC-3): Curso, Duración (horas), Inicio del curso, Emitido el, Vence el, Área temática, Instructor o agente capacitador y Registro de agente STPS. Imprimir DC-3 genera la constancia; necesita la CURP de la persona y el RFC de la empresa.
Documentos: Licencia de manejo (frente y reverso), Certificado de estudios y Constancia de capacitación DC-3.
Salud y emergencias
Lo que necesitan los primeros respondientes. Tipo de sangre, Alergias, Enfermedades crónicas, Examen médico de ingreso y Evaluación vigente hasta. Contactos de emergencia: Nombre completo, Parentesco, Teléfono, Teléfono alterno y Llamar primero. Documento: Certificado médico de ingreso.
Familia y beneficiarios
Art. 501 de la LFT y dependientes del IMSS.
- Beneficiarios: quién recibe lo que se le deba y en qué porcentaje. Editar designación reemplaza la designación completa; los porcentajes deben sumar exactamente 100%.
- Familiares: Nombre completo, Parentesco (Cónyuge, Concubino(a), Hijo(a), Padre o madre, Hermano(a), Otro), Fecha de nacimiento, CURP, Teléfono y Beneficiario del IMSS.
Documentos: Carta de designación de beneficiarios y Acta de nacimiento o matrimonio del familiar.
Empleo
Contrato (Por tiempo indeterminado, Por tiempo determinado, Por obra determinada, Capacitación inicial, Periodo de prueba), Fecha de ingreso (sin ella no se cuentan vacaciones) y Fin del periodo de prueba.
Documentos: Contrato laboral, Convenio de confidencialidad, Consentimiento del aviso de privacidad, Acuse del reglamento interior, Acuse de EPP, Resguardo de herramienta y vehículo, Consentimiento de rastreo GPS y Actas administrativas.
Documentos
Cada sección muestra sus documentos (3 de 5 completos), con su estado, cuándo se emitió y cuándo vence (vence el 3 mar, venció el 1 oct).
- Subir archivo (o Subir frente y reverso): PDF, JPEG, PNG o WebP, con Emitido el y Vence el (vacío si no vence). Las fechas permiten avisar antes de que venza.
- Marcar como verificado: confirmas que el documento es correcto.
- Rechazar…: con el motivo que verá el empleado al reemplazarlo (La foto está borrosa y no se puede leer la CURP).
- Reemplazar archivo y Ver archivo.
El empleado también puede subir sus documentos desde la app.
Ingreso y salida
Incorporación
Listo para salir a trabajar o Todavía no puede salir a trabajar. Falta: …. Iniciar incorporación le asigna una Lista de verificación (en automático, la que corresponde a su rol y territorio; ve Listas de incorporación) y queda fuera del rol de turnos hasta completarla.
Cada renglón de la lista (Incorporación · 4 de 7 completados) es un Documento, Certificación, Capacitación, Equipo, Acceso o Firma. Muchos se completan solos: cuando se verifica el documento, hay una certificación vigente, tiene equipo o vehículo a su cargo, activa la verificación en dos pasos o se le asigna territorio. Una Firma se manda con Enviar a firma y se archiva firmada. También puedes Marcar completado o Dispensar (con el motivo).
Programar un cambio
Programar un cambio de puesto, territorios o habilidades:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Surte efecto el | Nada cambia antes; se aplica solo esa mañana. |
| Puesto | Solo se ofrecen puestos vacantes. Vacío: Conservar su puesto. |
| Clientes y territorios | Dónde trabajará desde ese día. |
| Habilidades | Las que tendrá desde ese día. Vacío: las conserva. |
| Motivo | Queda en su historial laboral. |
Hasta ese día el cambio espera en su expediente y ahí se puede cancelar.
Baja
Iniciar baja: Motivo de salida (renuncia o despido) y Último día.
- Si el último día es hoy o ya pasó, su acceso se revoca de inmediato y sus tickets abiertos vuelven a despacho.
- Si es posterior, queda en preaviso: conserva su acceso y sus tickets hasta ese día.
La baja muestra lo que Aún a su cargo (equipo, vehículo) o Nada: todo el equipo y el trabajo están en orden. Al terminar su último día, Cerrar baja con la Entrevista de salida: toda unidad aún a su cargo pasa a investigación. Una baja abre también una auditoría de resguardo.
Historial: contratación, incorporación completa, cambios de puesto o territorio, renuncia o despido.
Contratos
Firmados con firma electrónica. Enviar contrato:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Tipo de contrato | Como arriba. |
| Inicia el / Termina el | El último día del plazo. Un periodo de prueba o de capacitación inicial dura como máximo 180 días. |
| La obra para la que es | Para uno por obra determinada; termina al concluirla. |
| Puesto, Salario diario (MXN) | |
| Jornada | Ej.: Lunes a sábado, de 8:00 a 17:00, con una hora de comida. |
| Lugar de trabajo |
Enviar a firma: el empleado recibe un enlace para firmarlo y el patrón lo firma después por correo. Requiere conectar la firma electrónica.
Incapacidades IMSS
Los certificados de incapacidad que emitió el IMSS. Nuevo certificado:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Folio | Como lo imprime el IMSS: dos letras y seis dígitos (MB123456). |
| Ramo de seguro | Enfermedad general, Riesgo de trabajo o Maternidad. |
| Certificado | Inicial, Subsecuente (continúa uno anterior) o Recaída. |
| Primer día y Días | Los que ampara, como los escribió el IMSS. |
| Copia del certificado | Foto o PDF de hasta 10 MB; se guarda cifrada y solo RR. HH. puede abrirla. |
Al guardar, la nómina no paga esos días y la persona no puede ser enviada a trabajar mientras dure. Se muestra qué paga el IMSS (El IMSS paga el 60% del salario base a partir del día 4). Retirar es solo para un certificado registrado por error.
Actas administrativas
Faltas asentadas ante testigos. Nueva acta:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Cuándo ocurrió / Cuándo te enteraste | La ley permite sancionar solo dentro del mes siguiente a la fecha en que te enteraste (LFT art. 517). |
| Dónde se levanta el acta | Sucursal o domicilio. |
| Falta | Falta injustificada, Retardo, Incumplió una norma de seguridad, Desobediencia, Falta de probidad u honradez, Daño a bienes de la empresa, Otra falta. |
| Qué pasó | Solo hechos: qué, cuándo, dónde y quién lo vio. |
| Testigos | Al menos dos personas presentes. |
| Lo que dijo la persona | En sus propias palabras; vacío si no dijo nada. |
| Sanción | Sin sanción (solo para constancia), Amonestación verbal, Amonestación por escrito o Suspensión sin goce de sueldo (máximo 8 días, LFT art. 423, con Primer día). |
Si pasó más de un mes, el acta se levanta sin sanción. Levantar el acta → En espera de firmas. Imprimir el acta, recaba las firmas y Archivar la copia firmada (escaneo o foto), o marca que se negó a firmar y los testigos dieron fe. Estados: En espera de firmas, Firmada, Se negó a firmar, Anulada. Anular levanta la sanción: una suspensión se vuelve a pagar en la siguiente nómina.
Vacaciones
Los días del Art. 76 generados en cada aniversario: Disponibles, Pendientes (apartados por solicitudes), Tomados y el Próximo aniversario (genera 14 días). Avisa los días que vencen y los no otorgados a tiempo.
Otorgamientos: cada año de servicio con sus días otorgados, usados, vencidos y restantes, cuándo deben otorgarse y cuándo vencen. Ajustar saldo suma o resta días (en días completos o medios), con el motivo y, si aplica, cuándo vencen.
Sin Fecha de ingreso no se cuentan vacaciones y las solicitudes no se comparan con un saldo. Ve Ausencias.
Cronología de trabajo
Por semana (Semana anterior / Semana siguiente): Accesos (inicios y cierres de sesión en la consola y la app), Reloj (entradas y salidas), Tickets (tomó / liberó), Custodia (recibió / entregó equipo) y Trayecto GPS.