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Planes de visitas
Un plan de visitas reserva visitas a uno o varios sitios de un cliente: una vez en una fecha, una vez antes de una fecha límite, o según un patrón que se repite. El contrato del cliente fija los plazos de cada ticket según la urgencia que elijas.
Dónde está: Planificación → Visitas programadas → Planes. Quién lo ve: personas con permiso para leer visitas programadas; crear y cambiar planes requiere administrar visitas programadas. Plan: incluido desde Basic.
La lista de planes
Cada plan muestra su nombre, tipo, cliente, cuántas ubicaciones cubre, su regla (Cada mes, el primer lunes…), hasta cuándo (Sin fecha de fin para un contrato abierto), su próxima visita y su estado: Activo, En pausa o Terminado (en el filtro de estado, los activos se llaman En ejecución), con Al día, Próximo o Vencido.
Filtra por estado, Tipo y cómo ocurre (En una fecha, Con fecha límite, recurrente). Nuevo plan abre el formulario.
Crear un plan
Cliente y tipo
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| Cliente | A quién corresponden las visitas. Su contrato define las urgencias disponibles y los sitios que el plan puede cubrir. |
| Tipo de visita | Mantenimiento técnico (servicio preventivo, limpieza, inspecciones), Otra visita (instalaciones, traslados, remodelaciones, lecturas, auditorías) o Renovación de equipo (las unidades listadas por sitio se nombran en el ticket para que el técnico las recoja). |
| Nombre | Como aparecerá en la lista y como etiqueta en cada ticket. |
Cuándo ocurre
| Opción | Cómo funciona | Campos |
|---|---|---|
| En una fecha | Cada ubicación se visita en un día determinado. | El día, y opcionalmente la hora preferida. |
| Antes de una fecha límite | Las visitas se reparten en los días hábiles hasta la fecha límite; cada ticket vence en ella. | Ventana de visita: primer día en que se puede agendar y fecha límite. |
| Recurrente | Un patrón que sigue generando visitas hasta que termina. | Primera ocurrencia, Se repite y Última ocurrencia, opcional (vacía para un contrato vigente). |
Se repite arma la regla:
- cada N días, semanas (eligiendo el día de la semana), meses o años;
- en meses y años, Cae en un día (el Día del mes; en meses más cortos, el último día) o un día de la semana (Qué semana: Primera, Segunda, Tercera, Cuarta o Última, y el Día de la semana).
Ejemplos: Cada lunes, Un martes sí y otro no, Cada 3 meses, el primer lunes, Cada año, el día 15.
El calendario local del cliente decide en qué día cae una visita.
Cobertura (recurrentes)
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Todos los sitios, cada vez | Cada ocurrencia visita todos los sitios del plan. |
| Los sitios se turnan | Los sitios se reparten en N ocurrencias: cada sitio se visita una vez por ciclo. Por ejemplo, 12 con una regla mensual visita cada sitio una vez al año. Los sitios vecinos comparten turno, así el mes de un agente queda en una sola zona. |
Momento del ticket
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| se genera N días antes | Con cuánta anticipación a la visita se genera su ticket. Vacío usa el predeterminado de la plataforma. |
| vence a las | La hora local a la que vence el ticket el día de la visita. Vacío: fin del día. |
Si la anticipación es igual o mayor que el intervalo entre visitas de un mismo sitio, se avisa: los tickets de un mismo sitio se traslaparán.
Quién va
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Equilibrar entre el equipo | Cada visita va al agente con la semana más ligera, más cerca de sus otras paradas y que menos ha hecho en este ciclo. |
| Un agente | Todas las visitas van al agente elegido, a menos que un sitio indique el suyo. |
| Operaciones decide | Las visitas se registran sin agente; cada una se asigna a mano. |
El ticket de cada visita
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| Título del ticket | Una línea, como se lee cada ticket de visita en la cola. Ej.: Servicio preventivo del aire acondicionado. |
| Instrucciones | Lo que hace el agente en sitio y lo que debe saber antes de llegar. Obligatorio. |
| Urgencia | Del contrato del cliente; define ambos plazos. |
| Minutos en sitio | Cuánto dura la visita; se usa para planificar la ruta del día. |
| Formularios en cada visita | Listas de tareas que se fijan en cada ticket. Sin elegir, solo se adjuntan las listas que se adjuntan solas por prioridad o habilidad. |
| Habilidades solicitadas | Los agentes que las tienen quedan mejor clasificados al asignar cada visita. En el rol de turnos: muestra quién las tiene. |
Sitios por visitar
La tabla lista los sitios del cliente. Busca por nombre o dirección, filtra por En el mapa / Sin coordenadas (sin coordenadas no se puede medir la distancia al asignar) y marca los sitios, o Visitar los N de la página. En la columna de agente, Indica el suyo para que un sitio tenga siempre su propio agente.
Unidades por retirar (renovación)
Para un plan de Renovación de equipo, marca las unidades instaladas en los sitios marcados que la visita recoge (busca por número, serie o código de barras), o Cargar la hoja del cliente: un CSV o Excel con una unidad por fila (serie, número o código de barras, y la tienda cuando se conoce). La hoja se busca entre las unidades instaladas; las filas que no se ubican quedan fuera del plan para que las corrijas o marques a mano.
Lo que registra este plan
El panel derecho resume en tiempo real: Los 24 sitios se visitan cada mes, el primer lunes, a partir del 3 de noviembre, la cobertura, quién va, la urgencia con Responder en y Resolver en, y las Próximas ocurrencias. Si falta algo, dice qué (Marca al menos un sitio por visitar).
Registrar el plan lo crea: Plan creado; sus visitas ya están distribuidas y asignadas.
La ficha del plan
Muestra el estado (Activo. La próxima visita es el…, En pausa desde…, Terminado el…), las Próximas visitas, las Visitas pasadas, el Rol de turnos (Todo cubierto o N visitas requieren un cambio de turno) y todos los ajustes. Cada ajuste se edita en su lugar:
- Un cambio aplica desde la siguiente ocurrencia; los tickets ya generados no se modifican.
- Cambiar Turnos (cobertura) vuelve a distribuir los sitios.
- Cambiar instrucciones aplica a los tickets generados a partir de ahora.
- Zona horaria: la del cliente decide en qué día cae cada visita; si el plan no indica una, se usa la predeterminada de la plataforma.
La sección Notas guarda la conversación del equipo sobre el plan.
Acciones
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Distribuir de nuevo | Vuelve a planificar las próximas visitas a partir de la regla y los sitios. Lo que Operaciones fijó a mano se conserva. Informa N distribuidas, M descartadas, K asignadas. |
| Pausar… | Desde la fecha Vigente desde (vacía = hoy), no se generan tickets. Las visitas omitidas no se recuperan; los tickets ya generados no cambian. Reanudar lo vuelve a activar. |
| Terminar plan… | Deja de generar tickets para siempre. Un plan terminado no se puede reanudar ni modificar; si el contrato regresa, crea un plan nuevo. Se conserva en el historial. |
| Eliminar… | Solo si nunca ha generado un ticket: se elimina por completo junto con sus visitas planificadas. Un plan con tickets generados se termina en su lugar. |
| Mover la visita | En Próximas visitas, Mover cambia el día de una visita sin afectar a las demás. |
| Asignar | En una visita sin agente. |
Sitios del plan
Agregar o quitar abre Sitios del plan: marca los sitios que visita. Cambiarlos vuelve a distribuir las próximas visitas; las visitas ya generadas se quedan con su sitio. Debe quedar al menos uno.
Unidades (renovación)
La sección Unidades lista cada unidad con Dónde está y su estado: Aún instalada, Recogida, Extraviada o Dada de baja, y un resumen 24 listadas · 10 recogidas · 13 aún instaladas · 1 extraviada.
- Agregar o quitar… cambia las unidades; se nombran en los tickets que se generen de ahora en adelante.
- Reportar extravío abre una investigación de dispositivo extraviado por cada unidad que sigue registrada en su sitio y no se encontró. La custodia no cambia aquí.