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Gastos
Un gasto es dinero que alguien gastó en el trabajo: casetas, estacionamiento, refacciones, comidas, hospedaje, viáticos o kilometraje. Los agentes los envían desde la app de campo, con foto del comprobante; aquí se revisan.
Dónde está: Finanzas → Gastos. Quién lo ve: quien puede leer gastos; revisarlos requiere aprobar o rechazar gastos. Plan: módulo Gastos y kilometraje.
La lista
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Fecha del gasto | Cuándo se gastó. |
| Solicitante | Quién lo envió. |
| Categoría | Casetas, Estacionamiento, Refacciones, Comidas, Hospedaje, Viáticos diarios, Kilometraje u Otro. |
| Importe | |
| Ticket | El trabajo al que se liga, si lo hay. |
| Política | La política y versión con que se evaluó. |
| Comercio | Dónde se gastó. |
| Estado | Ve abajo. |
Filtra por estado, categoría, persona, periodo, Cumple la política / Incumple la política y Tiene comprobante. Exportar CSV.
Estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | El agente lo está capturando. |
| Enviado | Recién enviado; se evalúa con la política. |
| Aprobado | Cumplió la política (se aprueba solo) o alguien lo aprobó. |
| Por revisar | Rompe alguna regla de la política; una persona decide. |
| Retenido | Le falta el comprobante que pide la política o parece duplicado. Espera la evidencia. Si sigue retenido 14 días (configurable), se rechaza solo. |
| Rechazado | No procede. El agente ve el motivo. |
| Retirado | El agente lo retiró. |
| Exportado | Aprobado e incluido en la nómina para reembolso. |
| Ajustado | Lo corrigió un gasto posterior (Corrige el gasto #…). |
Cómo lo evalúa la política
Cada gasto se evalúa con la política de gastos vigente el día que se gastó, la más específica para el rol y territorio de quien lo envió. Las reglas:
| Regla | Qué revisa | Efecto |
|---|---|---|
| Sin política | Ninguna política cubre a la persona. | Por revisar. |
| Comprobante | El importe supera el monto a partir del cual se exige foto, y no hay. | Retenido hasta que llegue. |
| Duplicado | Mismo importe, comercio y día que otro gasto. | Retenido hasta descartarlo. |
| Límite por categoría | Máximo por gasto en la categoría. | Por revisar. |
| Tope diario | Máximo por día en la categoría, sumando los gastos del día. | Por revisar. |
| Ticket obligatorio | La categoría debe ligarse a un ticket. | Por revisar. |
| Ubicación | Se registró a más de N km del sitio del ticket y de todo el recorrido del día (o sin ubicación). | Por revisar. |
| Viáticos diarios | Supera el viático de la política, o la política no paga viáticos. | Por revisar. |
| Tarifa por kilómetro | El kilometraje reclamado supera lo que valen sus trayectos a la tarifa, o la política no paga kilometraje. | Por revisar. |
| Trayecto cuestionado | El agente marcó con una pregunta alguno de los trayectos. | Por revisar. |
Los viáticos y el kilometraje no piden comprobante: su monto lo fija la política.
Revisar un gasto
La página muestra:
- Revisión de política: Cumple Agentes de campo, región norte, versión 3 o cada regla incumplida con su explicación (Excede el límite de Comidas de $300.00 por $45.00).
- Gasto: categoría, importe, comercio, notas, el ticket (No está ligado a un ticket), Dónde se registró (en el mapa) y Quién y cuándo.
- Comprobante: la foto.
- Trayectos: para un gasto de kilometraje, cada trayecto que reclama.
- Historial: cada cambio.
En Revisión:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Aprobar | Si incumple la política, el Motivo es obligatorio y queda registrado como excepción a la política. Si cumple, el motivo es opcional. |
| Pedir evidencia | Lo retiene en espera de lo que falta. |
| Rechazar | El motivo es obligatorio; quien lo solicitó lo leerá. |
| No es duplicado | Para uno retenido por duplicado: explica por qué no lo es y se vuelve a evaluar. |
Nadie revisa sus propios gastos: Es tu propio gasto; lo revisa otra persona. Se avisa al agente en cada decisión.
Qué pasa con lo aprobado
Depende de cómo se fondea a la persona y de con qué pagó:
| Pagado con | Qué pasa |
|---|---|
| Dinero propio | Se reembolsa por nómina al aprobarse. |
| Tarjeta de la empresa | Cuenta contra el tope de su tarjeta; no se reembolsa. |
| Un anticipo | Comprueba dinero que se le anticipó; no se reembolsa. |
Si está ligado a un ticket, se suma a su costo.