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Cómo está organizado WAYDOT
WAYDOT es una plataforma para empresas que hacen trabajo de campo para sus clientes: mantenimiento, instalaciones, auditorías o servicio técnico. Recibe la solicitud del cliente, la convierte en un ticket, se lo envía al técnico adecuado, guía el trabajo en sitio y conserva la evidencia que demuestra que se hizo. A su alrededor administra a las personas, los turnos, la asistencia, los vehículos, el inventario, la seguridad, la calidad, los gastos y, si lo contratas, la nómina.
Esta página explica las piezas que vas a encontrar y las palabras que se repiten en toda la guía.
Las aplicaciones
| Aplicación | Quién la usa | Dónde se abre | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Consola | Despachadores, supervisores, gerentes, cumplimiento, finanzas y administradores | En el navegador, en la dirección de tu espacio de trabajo: tuempresa.app.waydot.mx | Levantar y despachar tickets, ver el mapa en vivo, planear turnos, revisar asistencia, administrar clientes, sitios, activos, flotilla, seguridad, calidad, finanzas y la configuración del espacio. |
| Recursos humanos | Equipo de RR. HH. y nómina | En el navegador, en tuempresa.hr.waydot.mx. Se abre desde la consola en Personal → Recursos humanos sin volver a iniciar sesión | Expedientes, permisos y vacaciones, contratación, clima laboral, compensación, nómina, IMSS y CFDI de nómina. Solo existe si tu plan incluye el módulo de Recursos humanos. |
| App de campo | Agentes de campo (técnicos, auditores, guardias, choferes) | En el teléfono Android. Se descarga desde waydot.mx/download | Recibir ofertas de trabajo, navegar al sitio, registrar llegada, seguir las listas de tareas, tomar evidencia, firmar, checar entrada y salida, reportar riesgos y SOS, registrar combustible y gastos. Funciona sin señal. |
| Páginas para clientes y candidatos | Tus clientes y los candidatos a una vacante | Enlaces que WAYDOT envía por correo o WhatsApp | Firmar un documento, revisar una propuesta, recibir reportes de servicio, postularse a una vacante o agendar una entrevista. No necesitan cuenta. |
Una sola cuenta
La misma persona usa el mismo correo y contraseña en la consola, en Recursos humanos y en la app de campo. Lo que puede ver en cada una depende de sus roles.
Los agentes de campo no entran a la consola
Si una cuenta solo tiene el rol de agente de campo, la consola muestra un aviso con un código QR para descargar la app de campo y no deja continuar. La consola es para el personal de operaciones, cumplimiento y administración.
El espacio de trabajo
Tu empresa tiene un espacio de trabajo: una copia aislada de WAYDOT con tus datos, tu dirección (tuempresa), tu logotipo, tu plan y tus reglas. Nadie de otro espacio puede ver nada del tuyo. Quien lo crea queda como su primer administrador.
Cada espacio de trabajo tiene:
- Una dirección. La parte
tuempresadetuempresa.app.waydot.mx. Se elige al crear el espacio y es la dirección donde tu equipo inicia sesión. - Un plan y módulos. Deciden qué pantallas existen. Ve Planes y módulos.
- Un idioma y una zona horaria por persona. Cada quien elige español o inglés en su perfil; las fechas se muestran en la zona horaria de cada persona.
- Una marca. Logotipo y colores que aparecen en la consola, en los correos y en los documentos que reciben tus clientes. Ve Empresa y marca.
Las piezas del trabajo
Estas palabras aparecen en toda la guía:
| Término | Qué es |
|---|---|
| Cliente | La empresa para la que haces el trabajo. Tiene un contrato con niveles de servicio (SLA) que fijan las prioridades disponibles y los plazos de respuesta y resolución. |
| Sitio | Un lugar donde se trabaja: una tienda, una torre, una sucursal. Tiene dirección, un pin en el mapa y una geocerca (el círculo dentro del cual cuenta la llegada). Siempre pertenece a un cliente. Todo ticket se levanta en un sitio. |
| Territorio | Una zona geográfica (región, estado, ciudad o zona) que agrupa sitios. A las personas se les asignan territorios; con eso se decide qué tickets, sitios y registros ven y a quién se le puede ofrecer un trabajo. |
| Ticket | Un trabajo en un sitio: qué pasó, qué tan urgente es, quién lo atiende, qué tareas hay que completar y la evidencia de que se hizo. Avanza por estados: abierto → asignado → aceptado → en camino → en sitio → en progreso → resuelto (o cancelado). |
| Agente de campo | La persona que hace el trabajo en sitio con la app de campo. |
| Oferta | Una invitación a un agente para que tome un ticket. El agente la acepta o la rechaza en su teléfono antes de que venza. |
| Lista de tareas | Los pasos que el agente sigue en sitio, con fotos, lecturas, firmas o formularios obligatorios. Se crean como plantillas y se adjuntan a los tickets. |
| Evidencia | Fotos, firmas, lecturas y documentos capturados en sitio, con hora, ubicación y huella de integridad. |
| SLA | El compromiso de tiempo del contrato: cuánto se tiene para responder y cuánto para resolver según la prioridad. |
| Turno | Un bloque de horario asignado a una persona. La asistencia se compara contra él. |
Roles, permisos y alcance
Lo que cada persona puede ver y hacer se decide con roles. Un rol es un conjunto de permisos (capacidades). Una persona puede tener varios roles y sus permisos se suman.
WAYDOT trae seis roles del sistema:
| Rol | Para quién es |
|---|---|
| Agente de campo | Técnicos y personal en sitio. Ven su propio trabajo, su turno, su vehículo y su asistencia en la app de campo. |
| Gerente de operaciones | Despacho y supervisión: tickets de todo su territorio, asignación, mapa en vivo, turnos, visitas, flotilla, inventario, gastos y la mayoría de la configuración operativa. |
| Gerente de cumplimiento | Seguridad, calidad, GPS y auditoría: revisa, investiga y exporta la bitácora. |
| Administrador de RR. HH. | Personas, cuentas, roles, permisos, asistencia, vacaciones y la aprobación de la nómina. |
| Superadministrador | Todo, incluida la facturación de WAYDOT y el cierre del espacio. |
| Usuario de cliente | Personas de tus clientes. Reservado para el acceso de clientes; no abre la consola. |
Los planes Pro y Enterprise permiten crear roles personalizados y dar permisos temporales a una persona. Ve Roles y acceso.
El alcance de un permiso
Muchos permisos de lectura existen en dos o tres niveles:
- Lo propio. Por ejemplo, Leer tickets sin más deja ver solo los tickets asignados a ti.
- Tu territorio (permisos terminados en alcance). Deja ver todo lo que ocurre en los territorios asignados a la persona, o en todo su cliente si está ligada a uno.
- Todo el espacio (permisos terminados en todo). Por ejemplo, el directorio completo de personas.
Si una pantalla o un botón no aparece, lo más común es que tu rol no tenga el permiso, o que el registro esté fuera de tus territorios.
Separación de funciones
Quien hace un trabajo y quien lo aprueba pueden ser personas distintas, y en varios casos deben serlo: nadie aprueba sus propios gastos, y quien calcula una nómina no puede aprobarla.
Planes y módulos
Tu plan decide qué partes de WAYDOT existen en tu espacio. Si una pantalla no está en tu plan, no aparece en el menú, como si no existiera.
| Plan | Qué incluye |
|---|---|
| Basic | El núcleo: tickets, despacho manual, mapa en vivo, app de campo sin conexión con fotos y firmas, listas de tareas y formularios, clientes y sitios, asistencia y reloj checador, SOS, notificaciones, visitas programadas e importación desde CSV. |
| Pro | Todo lo de Basic más despacho inteligente con rutas por carretera, cadenas de escalamiento, base de conocimiento, calidad, geolocalización, planeación de personal, seguridad e higiene, inventario, flotilla, gastos y kilometraje, costeo por servicio, roles personalizados, inteligencia, asistente de IA, API y webhooks, y recepción de clientes por correo y WhatsApp. |
| Enterprise | Todo lo de Pro más Recursos humanos, nómina, inicio de sesión único (SSO), exportación de auditoría, tiempos de traslado con tráfico real, dominio propio e instalación dedicada. |
En Basic puedes agregar complementos por usuario: Recursos humanos, Nómina (requiere Recursos humanos), Flotilla y gastos, Inventario y activos, Seguridad e higiene, y Calidad. También existen complementos de número de WhatsApp adicional y de integración con ServiceNow, Jira, Zendesk y otros. Los precios vigentes están en waydot.mx. Para cambiar de plan o agregar complementos ve Suscripción y plan.
A lo largo de esta guía, cada página indica el módulo que necesita la pantalla.
Límites y consumo
Cada plan trae una bolsa mensual de servicios medidos que crece con cada usuario: almacenamiento de evidencias, cálculos de rutas, predicciones, créditos del asistente de IA, mensajes de plantilla de WhatsApp y timbres CFDI de nómina. Lo que pase de la bolsa se cobra hasta un tope que tú eliges. Ve Consumo.
Funciones con IA
Las pantallas marcadas con AI en el menú usan modelos para estimar o sugerir: riesgo de incumplimiento de SLA, pronóstico de demanda, zonas críticas, rutas sugeridas, puntuación de candidatos para un ticket y el asistente. Sus resultados son orientativos: informan una decisión, no la toman. Cada resultado indica si vino del modelo o de una regla de respaldo y a qué hora se calculó.
Actualizaciones en vivo
La consola se actualiza sola mientras cambia el trabajo. El indicador junto a la búsqueda dice en qué estado está la conexión:
| Indicador | Significado |
|---|---|
| En vivo | Las pantallas se actualizan solas. |
| Reconectando | Las actualizaciones en vivo están en pausa. Guardar sigue funcionando; recarga una pantalla para ver lo más reciente. |
| En pausa | Las actualizaciones en vivo no están disponibles. Guardar sigue funcionando. |
| Sin red | El dispositivo no tiene conexión. Nada se puede guardar hasta que vuelva. |