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Reglas de notificación
Una regla de notificación escucha un evento (un ticket asignado, un SOS, un gasto enviado…) y avisa a las personas indicadas, por los canales indicados, con el mensaje que escribas.
Dónde está: Configuración → Reglas de notificación, con las pestañas Reglas y Registro de entregas. Quién lo ve: quien puede leer las entregas de notificaciones; crear y cambiar reglas requiere escribir reglas de notificación.
La lista muestra cada regla con su Disparador, su Área, si está Activa y cuántas entregas ha hecho. Si aún no tienes reglas, Empieza con una regla que tu equipo querrá propone algunas; Crear esta regla abre una ya armada para que elijas quién se entera y cómo.
Crear una regla
La regla se lee como una frase: Cuando … Si … Enviar por … Hacia …
Regla
Un nombre que tu equipo reconozca en la lista y en el registro.
Cuando: el disparador
El evento que la dispara. Busca por nombre. Los marcados Se revisa periódicamente no ocurren en un instante sino que se revisan cada pocos minutos (por ejemplo Ticket sin asignar). Los atenuados (Aún no disponible) no los genera todavía la plataforma.
| Área | Eventos |
|---|---|
| Tickets | Ticket levantado · asignado a un técnico · ofrecido a un técnico · cambio de estado · sin asignar · técnico agregado al equipo · visita de seguimiento creada · cerca o fuera de su SLA · escalado |
| Registros | Nota escrita en un registro |
| Calidad | Auditoría de calidad reprobada |
| Ubicación | Técnico entró a / salió de una geocerca |
| Activos | Existencias en su punto de reorden · equipo dañado · garantía por vencer · equipos en camino al inventario de un técnico · auditoría de equipo o vehículo solicitada |
| Seguridad | La revisión de seguridad encontró una condición insegura · incidente reportado · observación de riesgo · SOS de emergencia · acción correctiva vencida |
| Flotilla | Carga de combustible registrada · documento por vencer · mantenimiento próximo · vehículo fuera de servicio · orden de trabajo abierta / terminada · vehículo devuelto |
| Visitas programadas | Visita programada vencida sin resolver |
| Finanzas | Gasto enviado · anticipo solicitado / aprobado / rechazado / depositado · sobrante devuelto · periodo de fondeo por conciliar / fuera de gracia / casi agotado |
| Personal | Anomalía de asistencia · documento o credencial por vencer · permiso solicitado / resuelto · corrección de asistencia · turno ofrecido / tomado para intercambio · cambio de datos solicitado · contratación e inducción · baja iniciada · último día cumplido · contrato por terminar · periodo de prueba por terminar · incapacidad registrada · NOM-035 requiere canalización · acta administrativa |
| Nómina | Recibo publicado · nómina enviada a aprobación · aprobada · con excepciones · cambio de sueldo en espera |
| Reclutamiento | Nuevo candidato · entrevista programada · oferta aceptada / rechazada |
Cambiar el disparador borra sus condiciones.
Si: las condiciones
Limítala a los eventos que importan; todas las condiciones deben cumplirse. Cada condición es Campo, Comparación (es, no es, es uno de, no es uno de, es mayor que, es al menos, es menor que, es como máximo, contiene) y Valor (para es uno de, uno por línea). Agregar condición. Sin condiciones: la regla se dispara con cada evento. Los campos dependen del evento (prioridad, cliente, territorio, categoría…).
Enviar por: canales y prioridad
| Canal | A dónde llega |
|---|---|
| Notificación push | En la consola y en la app móvil. Cada persona puede silenciarlo. |
| SMS | Al teléfono registrado. Se cobra por mensaje. Cada persona puede silenciarlo. |
| Correo electrónico | Al correo de la cuenta. Cada persona puede silenciarlo. |
| Webhook | A otro sistema, no a una persona: la URL del webhook recibe cada evento en JSON. |
Prioridad: Rutina, Importante o Emergencia. Cada persona elige en sus notificaciones la prioridad mínima que le llega y cuál puede romper sus horas de silencio.
Hacia: los destinatarios
| Destinatario | Quién es |
|---|---|
| Agente asignado | El técnico del ticket. |
| La persona de quien trata el evento | Por ejemplo, quien pidió el permiso. |
| Gerentes del territorio | Los gerentes del territorio del evento. |
| Todas las personas con un rol | Elige el rol. |
| Contacto de escalamiento | El siguiente en la cadena. |
| Una persona específica | Búscala. |
| Gerente de cuenta | El del cliente. |
Los que dicen Se obtiene del evento cuando ocurre se resuelven en el momento. Cada persona recibe un solo aviso, aunque esté en varios grupos.
Mensaje
Título del mensaje y Cuerpo del mensaje. Insertar un valor agrega datos del evento (número de ticket, sitio, prioridad…), que se completan al enviarse. Cómo se leerá muestra un ejemplo.
Límites y estado
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Máximo de mensajes por hora | Por persona. Vacío: el del espacio de trabajo (20). Una regla puede ser más estricta, nunca más laxa; las emergencias están exentas. |
| Activa | Una regla inactiva se conserva pero no envía nada. |
| Estimar volumen | Cuántos mensajes habría enviado la regla con los eventos de las últimas semanas, sin enviar ninguno: Unas 40 notificaciones por semana, según 120 eventos pasados. |
Qué hace esta regla la resume. Guardar regla: Se guarda activa: empieza a avisar con el siguiente evento.
Registro de entregas
Cada notificación enviada, con su Mensaje, Destinatario / canal, Disparador, intentos, cuándo se Creó y su estado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | En camino. |
| Entregada | Llegó. |
| Leída | La persona la abrió. |
| Fallida | No se pudo entregar; se muestra la Falla. |
| Retenida | No se envió, con el motivo: Durante sus horas de silencio, Fuera de turno, En descanso, Se alcanzó el límite por hora, Por debajo de su prioridad elegida o canal silenciado, Ya se había enviado o Sin dirección para este canal. |
Reintentar vuelve a intentar las fallidas.