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Fondeo
El fondeo dice cómo recibe cada persona el dinero que gasta en campo, y al cerrar cada periodo concilia lo que se le entregó contra lo que comprobó.
Dónde está: Finanzas → Fondeo, con Conciliación y Anticipos. Quién lo ve: quien puede leer gastos; conciliar, aprobar y depositar anticipos es de finanzas. Plan: módulo Gastos y kilometraje.
Las tres formas de fondeo
| Forma | Cómo funciona | Qué se concilia |
|---|---|---|
| Reembolso | Pagan de su bolsillo y se les reembolsa por nómina cuando se aprueba un gasto o una carga. | Nada. |
| Tarjeta con tope | Pagan con tarjeta de la empresa hasta un tope por periodo. | Lo que sobra es límite sin usar; lo que se pasen es dinero de la empresa que podrían deber. |
| Anticipos | Primero piden el dinero, se les deposita y lo comprueban con cargas y gastos. | Lo que sobra deben devolverlo; lo que gasten de más salió de su bolsillo. |
La forma predeterminada, el tope, el periodo y qué se sugiere en cada caso se fijan en Configuración de la plataforma → Fondeo. En la página de cada persona (Cómo se le fondea) se puede fijar otra forma o tope (El predeterminado de la organización).
Conciliación
Elige el Periodo (Periodo anterior / Periodo siguiente). Arriba:
| Total | Qué es |
|---|---|
| Por conciliar | Personas con diferencia por cerrar, y cuántas vencidas. |
| Adeudado por personas | Sobrantes de anticipos y excedentes de tarjeta. |
| Adeudado a personas | Gastado por encima de sus anticipos. |
| Por revisar | Cargas y gastos aún sin aprobar. |
Por persona: Fondeo, Entregado, Comprobado, Por revisar, Diferencia (Sin diferencia, Tiene $450.00 por devolver, Gastó $120.00 de su bolsillo, $800.00 del tope sin usar, $200.00 por encima del tope) y estado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Periodo en curso | Aún no cierra. |
| Por conciliar | Cerró; hay días para comprobantes tardíos (5 por omisión). |
| Vencido | Pasaron esos días sin conciliar. |
| Conciliado | Cerrado. |
| Reembolso | Se le reembolsa; no hay nada que conciliar. |
El estado de cuenta de una persona
| Sección | Qué contiene |
|---|---|
| Dinero entregado | El Tope del periodo, cada Anticipo depositado con su referencia, y lo Arrastrado del periodo anterior. |
| Cargas y gastos | Lo pagado con dinero de la empresa: cada carga (Carga · ABC-123) y gasto, con lo Comprobado. Lo pendiente no cuenta hasta revisarse. |
| Cómo se le fondea | Su forma y tope (o los predeterminados) y notas. |
| Anticipos | Los suyos. |
| Periodos conciliados | El historial. |
| Conciliar | Ve abajo. |
Conciliar el periodo
Primero deben aprobarse o rechazarse las cargas y gastos pendientes. Luego Conciliar como:
| Resolución | Cuándo | Qué pasa |
|---|---|---|
| Nada que cerrar | Sin diferencia. | Nadie debe nada. |
| Devuelto por depósito | Le sobró dinero. | Pide la Referencia del depósito (como la imprimió el banco) y la comisión bancaria. Si la persona ya declaró una devolución desde la app, Conciliar con este depósito. |
| Pasa al siguiente periodo | Le sobró. | El sobrante abre el siguiente periodo y se comprueba ahí. |
| Descontado de nómina | Le sobró o se pasó del tope. | Se agrega un descuento en la siguiente nómina. |
| Condonado | La empresa absorbe la diferencia. | |
| Reembolsado | Gastó más que su anticipo. | El excedente se reembolsa completo en la siguiente nómina. |
| Reembolsado hasta el tope | Gastó más que su anticipo. | Se reembolsa hasta el tope de la organización; el resto lo absorbe la persona. |
| No reembolsado | Gastó más que su anticipo. | La persona lo absorbe. |
Se sugiere la resolución que define la organización. Conciliar el periodo — No se puede cambiar después.
Anticipos
Dinero que se pide antes de gastarlo, para quienes se fondean con anticipos. Las personas lo piden desde la app; finanzas puede registrarlo a nombre de alguien con Nuevo anticipo:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Persona | Alguien que se fondea con anticipos. |
| Monto solicitado | |
| Propósito | Para qué es, tal como se va a comprobar (Combustible para la ruta Monterrey, semana 40). |
| Nota |
| Estado | Paso siguiente |
|---|---|
| Solicitado | Aprobar (con Monto otorgado: puede ser menos que lo pedido) o Rechazar (la persona ve el motivo y puede volver a pedirlo). |
| Aprobado, sin depositar | Registrar depósito: Referencia del depósito (SPEI 0123456789) y Depositado el (vacío = ahora). Desde ese día cuenta como dinero entregado y debe comprobarse en ese periodo. |
| Depositado | Se comprueba con cargas y gastos pagados con Un anticipo. |
| Rechazado / Retirado | No se deposita nada (Retirar cancela uno solicitado). |
Por omisión, un anticipo nuevo espera a que el anterior se deposite, se rechace o se retire. Con límites estrictos, una carga o gasto por encima del anticipo o del tope se rechaza al registrarse; con comparar (predeterminado) se acepta y se muestra al conciliar.